Wat is een Obeya

Dolf

Obeya is een fysieke of digitale ruimte waar strategie en uitvoering samenkomen. De Obeya-aanpak zorgt voor afstemming en betrokkenheid tussen verschillende groepen belanghebbenden om complexe problemen op te lossen, culturele veranderingen te stimuleren en werk gedaan te krijgen. Het is niet alleen een stijl van faciliteren - het is een manier van werken, denken, oplossingen ontwerpen en innovatie stimuleren.

"Obeya is een methode waarbij meerdere informatiebronnen worden gecombineerd voor optimale besluitvorming, waarbij meerdere partijen tegelijkertijd betrokken zijn. Dit maakt het een uitstekend besturingsmodel voor organisaties die Agile, Lean werken of van plan zijn dat te gaan doen!"

Wat is de Obeya-methode?

Kortom: het is een methode waarbij meerdere informatiebronnen worden gecombineerd voor optimale besluitvorming, waarbij meerdere partijen tegelijkertijd betrokken zijn. Dit maakt het een uitstekend besturingsmodel voor organisaties die Agile en Lean werken of van plan zijn dat te gaan doen! 

Het Obeya-model is een inclusief organisatiemodel in tegenstelling tot hiërarchische organisatiemodellen. Een Obeya maakt het dus mogelijk om te "ontwerpen" voor samenwerking. In een Obeya ontmoeten strategie en uitvoering elkaar en (letterlijk) gaan de mensen die bij deze onderwerpen betrokken zijn respectvol met elkaar in gesprek.

Als organisatie kun je nu antwoord geven op de volgende vragen:

  • Zijn we verbonden?
  • Werkt iedereen aan dezelfde dingen?
  • Halen we de leverings-/deadlines?
  • Bereiken onze beslissingen iedereen?
  • Kijken we naar de juiste informatie?
  • Welke problemen willen we oplossen?
  • Zijn de juiste mensen betrokken?

De beste leidraad voor het bouwen of verbeteren van een Obeya zijn de 11 Obeya principes samengesteld door de Vereniging Obeya in 2020.

Obeya - een korte geschiedenis

Obeya of Oobeya (uit het Japans 大 部屋) betekent letterlijk "grote kamer" of "oorlogskamer". Toyota bracht Obeya al in 1993 in de praktijk bij de lancering van hun eerste Prius als onderdeel van het Toyota Lean Manufacturing System. Takeshi Uchiyamada, een hoofdingenieur bij Toyota, kreeg een moeilijke uitdaging: het ontwerpen van de auto van de 21e eeuw, met zeer agressieve doelstellingen voor het brandstofverbruik.

In minder dan drie jaar werd de eerste hybride auto, de Prius, op de markt gebracht - 15 jaar eerder dan de concurrentie.

Om een dergelijke prestatie te leveren, moest de hoofdingenieur ook een nieuwe product- en procesontwikkelingsaanpak uitvinden. Hij ontwierp een nieuw soort visueel management, dat sindsdien is verspreid over alle ingenieursbureaus van Toyota: de Obeya.

Er zijn vergelijkingen gemaakt tussen een Obeya en de brug van een schip, een oorlogskamer en zelfs een brein. Als je een organisatie ziet als een zenuwstelsel, dan is Obeya het brein van het systeem. Het is de plaats waar informatie wordt gesynthetiseerd en verteerd, vervolgens geanalyseerd en geprioriteerd. Uiteindelijk is het doel van al deze informatie om goed geïnformeerde beslissingen te nemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van zowel de kracht van informatie als het tegelijkertijd betrekken van meerdere partijen...

De Obeya-kamer

Een Obeya ruimte is een centrale locatie waar iedereen die betrokken is bij het waardecreatieproces kan samenkomen om te brainstormen, ideeën te genereren, vragen te stellen en te discussiëren. Obeya's worden meestal ingericht met muren vol posters, whiteboards, grafieken en alle andere relevante informatie voor het project die op een duidelijke en logische manier wordt weergegeven. Obeya-ruimtes stimuleren creativiteit, doorbreken silobarrières en vergroten de samenwerking op alle niveaus terwijl probleemoplossende vaardigheden worden ontwikkeld. Een Obeya ruimte kan bedoeld zijn om de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus te verkorten. Er bestaat zelfs een fysieke Obeya-methode waarbij de muren gestructureerd zijn volgens de PDCA-principes.

Vaak hebben de kamers een iteratief vergaderritme waarbij de tijdspanne tussen twee iteraties van Obeya-vergaderingen kort is (bijvoorbeeld 2 weken). Dit ritme maakt Continue Verbetering mogelijk, die het best wordt uitgevoerd in meerdere opeenvolgende kleine stappen in plaats van een aanpak die gericht is op één enkele oplossing.

Obeya gaat echter niet alleen over de ruimte of de visuele weergave van informatie. Uiteindelijk gaan Obeya kamers over het installeren van routines ('Kata') om samen te werken, het bedrijf te managen en problemen effectiever op te lossen. Anders is de Obeya ruimte, ook al is deze visueel opvallend, misschien niet meer dan dat.

obeya PDCA

Hoe werkt een Obeya?

Obeya biedt een geavanceerde visuele weergave van het relevante, geplande werk en het onderhanden werk van een groep mensen in een organisatie. Het ondersteunt hun frequente vergaderingen en hun streven naar voortdurende verbetering van de groepsprestaties, terwijl hun gedeelde strategie wordt uitgevoerd en de samenwerking tussen teams wordt geprofessionaliseerd.

Visueel management is een belangrijke Lean-praktijk die wordt gebruikt om iedereen in het proces te informeren en te betrekken, en om grote groepen mensen snel te laten zien wat er gebeurt. De workflow (gemba) is de belangrijkste bron van informatie en als medewerkers voortdurend willen begrijpen wat er om hen heen gebeurt, zijn visuele methoden een perfecte manier om boodschappen over te brengen. 

Waarom een Obeya gebruiken?

  1. Krachtige aanpak voor strategische afstemming. Obeya verbindt strategie met uitvoering met een zichtbare focus op klantervaring.
  2. Sterke ruggengraat voor werknemersbetrokkenheid. Mensen komen samen in de Obeya om bij te dragen aan
    elke dag verbeteringen met een grote impact
  3. Supercharged motor voor bedrijfsprestaties. De Obeya maakt inzichtelijke metingen van productiviteit en bedrijfswaarde mogelijk, die door iedereen positief beïnvloed kunnen worden."

Over AgileWalls

We zijn op een missie om het leven eenvoudiger en de samenwerking effectiever te maken. 

Goed visueel management leidt tot betere samenwerking. 

Met modulair ontwerpen als basisprincipe kunnen we geweldig visueel management voor je realiseren. Zowel fysiek als ook digitaal.

Digitale oplossingen van Obeya

AgileWalls gebruikt beproefde ontwerpen en structuren op online samenwerkingstools zoals Miro of MURAL. Onze modulaire Obeya-opstelling is klaar voor gebruik en geholpen door onze ervaring, bent u op de hoogte van slechts een paar iteraties. 

Dat kunnen we:

  1. Transformeer een bestaande Obeya naar een digitale Obeya
  2. Bouw aangepaste Obeya's vanaf nul.

Als het ontwerp van de Obeya eenmaal naar wens is, is het heel eenvoudig om de digitale Obeya om te zetten in een fysieke Obeya!

Fysieke oplossingen van Obeya

Bij AgileWalls hebben we jarenlange ervaring in het bouwen van revolutionaire Obeya's in verschillende branches. Door de jaren heen hebben onze ontwerpen zich ontwikkeld:

  • Een sterke verbinding tussen digitale en analoge/fysieke samenwerkingsruimtes. 
  • Sterke visuele structuren die de samenwerking met Obeya intuïtief en gemakkelijk toegankelijk maken.

Ons AgileWalls-concept bestaat uit modulaire, eenvoudig te bevestigen wandelementen die kunnen worden gecombineerd om fysieke Obeya's te ontwerpen en te bouwen. 

AgileWalls - Modular Whiteboard Wall GIF

Fysieke AgileWalls voorbeeld

Benieuwd hoe we je kunnen helpen bij het inrichten van je Obeya Room? Lees meer op AgileWalls.com

Digitale vs. fysieke Obeya kamers: wat werkt het beste?

WhatsApp Image 2020 02 13 at 15.59.36

Het kantoor zoals we dat kennen is het afgelopen jaar sterk veranderd. Werken op afstand is niet meer weg te denken. Uiteraard heeft dit een impact gehad op het gebruik van visueel beheer en Obeya Rooms.

We zien organisaties die hun fysieke Obeya-ruimte repliceren in online whiteboard-samenwerkingstools zoals Mural of MIRO. Ook zien we bedrijven die digitaal vanaf nul beginnen met Obeya, zonder ooit de volledige ervaring van een fysieke Obeya te hebben gehad.

Wat zijn de beste manieren om een digitale Obeya op te zetten? En wat zijn de voor- en nadelen van digitale versus fysieke Obeya kamers?

"Een digitale Obeya versnelt echt het werken met Obeya. Geen gedoe meer met het vinden van de juiste kamer of muren in het kantoor om te claimen als de Obeya."

Voordelen van het gebruik van een Digital Obeya

Valkuilen bij het gebruik van een digitale Obeya

Hoewel het werken met een digitale Obeya veel voordelen heeft, zijn er ook enkele valkuilen waar je rekening mee moet houden:

Met behulp van hulpmiddelen voor videoconferenties is het gemakkelijk om de non-verbale communicatie via lichaamstaal, die 55% van alle communicatie uitmaakt (Mehrabian, Albert (1972) non-verbale communicatie). 

Mijn persoonlijke ervaring is dat echte gesprekken en mensen soms gereduceerd worden tot 'stemmen in mijn oor' terwijl ik me concentreer op iets anders op mijn scherm. Gedrag dat ik nooit zou vertonen in een face-to-face situatie!

We hebben digitale Obeya's gezien die zo vol staan met mijlpalen, statistieken, gegevens en informatie, dat we helemaal verloren zouden zijn en het grote geheel dat we wel gewend zijn te zien in een fysieke Obeya.

Over AgileWalls

We zijn op een missie om het leven eenvoudiger en de samenwerking effectiever te maken. 

Goed visueel management leidt tot betere samenwerking. 

Met modulair ontwerpen als basisprincipe kunnen we geweldig visueel management voor je realiseren. Zowel fysiek als ook digitaal.

Digitale oplossingen van Obeya

AgileWalls gebruikt beproefde ontwerpen en structuren op online samenwerkingstools zoals Miro of MURAL. Onze modulaire Obeya-opstelling is klaar voor gebruik en geholpen door onze ervaring, bent u op de hoogte van slechts een paar iteraties. 

Dat kunnen we:

  1. Transformeer een bestaande Obeya naar een digitale Obeya
  2. Bouw aangepaste Obeya's vanaf nul.

Als het ontwerp van de Obeya eenmaal naar wens is, is het heel eenvoudig om de digitale Obeya om te zetten in een fysieke Obeya!

Fysieke oplossingen van Obeya

Bij AgileWalls hebben we jarenlange ervaring in het bouwen van revolutionaire Obeya's in verschillende branches. Door de jaren heen hebben onze ontwerpen zich ontwikkeld:

  • Een sterke verbinding tussen digitale en analoge/fysieke samenwerkingsruimtes. 
  • Sterke visuele structuren die de samenwerking met Obeya intuïtief en gemakkelijk toegankelijk maken.

Ons AgileWalls-concept bestaat uit modulaire, eenvoudig te bevestigen wandelementen die kunnen worden gecombineerd om fysieke Obeya's te ontwerpen en te bouwen. 

AgileWalls - Modular Whiteboard Wall GIF

Fysieke AgileWalls voorbeeld

Benieuwd hoe we je kunnen helpen bij het inrichten van je Obeya Room? Lees meer op AgileWalls.com

nl_NLNL