Succesverhalen AgileWalls Borgesius

Succesverhalen van klanten

Koninklijk Borgesius

Ontdek hoe Koninklijke Borgesius met AgileWalls de bakkerijoperaties in heel Nederland revolutioneert, door zichtbaarheid en samenwerking op elk niveau te verbeteren.

Prestaties verbeteren met AgileWalls

De samenwerking tussen Borgesius en AgileWalls

Borgesius is een van de grootste en oudste bakkerijbedrijven van Nederland. Het bedrijf, met een hoofdkantoor in Bunschoten, levert vanuit 9 vestigingen verspreid over Nederland diverse brood- en deegsoorten aan ruim 1000 Albert Heijn-winkels en bijna 100 in België. Philip Uythoven, Senior Manager Continu Verbeteren bij Borgesius, is doordrongen van het belang van visueel management en Obeya. Hij zet de wanden van AgileWalls in om performance management tastbaar, zichtbaar en werkbaar te maken op verschillende niveaus van de organisatie.

 

De afgelopen jaren groeide Borgesius en werd strategisch partner van Albert Heijn. Met die schaalvergroting kwam ook de roep om professionalisering. Sinds begin 2024 werkt Senior Manager Continu Verbeteren Philip Uythoven, samen met zijn collega's van het Operations Management Team, aan die professionaliseringsslag vanuit het hoofdkantoor van Borgesius. De kern van zijn opdracht: creëer een cultuur van continu verbeteren op alle niveaus in de organisatie.

Obeya

De opdracht is Uythoven op het lijf van geschreven. De Lean-specialist werkte jarenlang als leidinggevende en programmamanager in de chemische en de tabaksindustrie. In deze functie zette hij internationaal verschillende Obeya's op. "Obeya is inzetbaar in veel branches," zegt Uythoven, "het gaat erom dat je een ruimte creëert waarin je informatie visueel deelt om samen tot verbeteringen in het proces te komen."

Samen

Gezamenlijkheid is voor Uythoven de kern van Lean werken. "Mijn motto is 'samen zien, samen begrijpen, samen handelen'. Samen' is daarbij het sleutelwoord. Je werkt niet hiërarchisch top-down maar, vanuit gedeeld eigenaarschap van de uitdagingen en oplossingen, samen aan de organisatiedoelen. En natuurlijk met Key Performance Indicators (KPI's) en zoveel mogelijk op basis van meetbare gegevens."

Het visuele aspect

Centraal in de Performance Management-aanpak bij Borgesius staan drie overlegmomenten: het Dagoverleg op de productievloer in de vestigingen; het Periodeoverleg waarin per vestiging de trends op 4-wekelijkse basis worden besproken met een deel van het landelijke Operations Management Team (OMT); en het landelijke OMT-overleg waarin alle data van de 9 bakkerijen samenkomen en verbeteracties worden gedefinieerd. Bij deze overleggen zijn de wanden van AgileWalls een belangrijke tool. Uythoven: "Dagbord, Periodebord en OMT-bord, ze zijn allemaal op dezelfde manier ingedeeld. Daardoor is voor iedereen die de ruimte binnenstapt meteen helder wat de status is. Zo gaat het overleg niet over de vorm maar over de inhoud."

"Een actiepunt dat je zelf met de hand op een bord plaatst, is toch meer 'van jou' dan een actiepunt dat iemand anders aanpast op een laptop."

Philip Uythoven

Senior Manager Continu Verbeteren, Borgesius

Dagbord

Het Dagoverleg is daarvan een sprekend voorbeeld, vertelt Uythoven. Hij is regelmatig als toeschouwer aanwezig, een beetje achteraf, om te kijken wat er gebeurt. Elke werkdag hebben de verantwoordelijken voor de prestaties van de Borgesius-bakkerij, zoals een productiemanager en een hoofd technische dienst, een korte stand-up. "Ze staan op een plek dicht bij de werkvloer bij een groot wandbord van ongeveer 1,5 x 2 meter. Witte overjassen aan, haarnetje op het hoofd."

 

Aan de hand van het Dagbord bespreken ze de prestaties van de vorige dag, inclusief de afwijkingen ten opzichte van de KPI's en de te nemen acties. "Daarbij gaat het om heel concrete dingen: hoeveel broden zijn er van elk soort gebakken, hoeveel zijn er afgekeurd, eventuele klachten over de kwaliteit, stilstand van machines, de impact op de kosten, enzovoort."

Gezamenlijkheid

Linksboven op het Dagbord prijkt het koninklijke logo van Borgesius, boven de kolommen staan de vier resultaatgebieden: Veiligheid, Kwaliteit, Leverbetrouwbaarheid en Kosten. In de vakken eronder staan grafieken en tabellen die aangeven hoe de prestaties zich verhouden tot de afgesproken normen van de KPI's. Af en toe loopt iemand naar de wand om een concreet actiepunt in een transparant frame op het bord te plaatsen.

Uythoven: "Dat is de meerwaarde van deze manier van werken. Het gesprek is belangrijk. Tijdens de stand-up ziet iedereen het dashboard en draagt iedereen bij met informatie en ideeën. Bovendien is steeds een andere manager de facilitator van het Dagoverleg. Dat draagt allemaal bij aan de gezamenlijkheid en betrokkenheid."

Digitaal of fysiek

In de aanloopfase van de implementatie van Lean werken werd ook een digitaal dashboard als tool overwogen. Uiteindelijk viel de keuze op een fysiek wandbord van AgileWalls. Uythoven: "Het voordeel van een echt bord is dat je geen laptop nodig hebt, geen netwerkverbinding, geen projectie. Bovendien is het minder afstandelijk. Een actiepunt dat je zelf met de hand op een bord plaatst, is toch meer 'van jou' dan een actiepunt dat iemand anders aanpast op een laptop."

Visuele Obeya

LEAN SQDC bestuur bij Borgesius
Visueel beheer

Operationele gegevens duidelijk en continu zichtbaar 

IMG_20240514_164627501
Voor elke afdeling

Speciaal ontworpen voor elke afdeling 

e1457493-6b1f-4a0d-a58c-8e9f2651ead6
Teamwerk

De nadruk op 'samen zien, samen begrijpen, samen handelen'

Verder zichtbaar

Uythoven vindt het ook belangrijk dat de borden steeds zichtbaar zijn. "Ze zijn er altijd, niet alleen tijdens de stand-ups. In het chemiebedrijf waar ik eerder werkte, gebruikte men opklapbare scharnierborden, in een ander bedrijf stond er in de centrale hal een glazen vergaderruimte met alleen glas. Iedereen kwam daarlangs en zag de borden. AgileWalls doet dat ook, op een overzichtelijke en aantrekkelijke manier. Op termijn zullen we gaan zien wat we kunnen en vooral willen digitaliseren, misschien wel een hybride vorm"

Materiaal verlies beperken

Het eerste speerpunt van het team Continu Verbeteren van Borgesius is het terugdringen van materiaalverlies tijdens het productieproces of daarna. "In een bakkerij gaat in vier fasen materiaal verloren: voor de oven, na de oven, door overgewicht en door zogeheten 'overbrood'."

 

Voor de oven kan er meel uit een zak of deeg van een transportband vallen. Ook een storing van een transportband of de oven kan voor materiaalverlies zorgen. Na de oven kan er bij het snijden of het inpakken brood of bijvoorbeeld krentenstollen of eierkoeken verloren gaan, bijvoorbeeld als een verpakking scheurt. Uythoven: "Deze afwijkingen zijn soms simpel op te lossen met een hulpmiddel, een andere opstelling bij de machines of een aangepaste instructie en training."

Van Overgewicht is sprake als een brood meer ingrediënten bevat dan het wettelijke minimum volgens de Broodwet. "Meer afwegen dan wettelijk nodig is, betekent verlies voor de bakkerij. We zoeken dus naar een optimum tussen wat minimaal nodig is en de accuratesse die ons proces aankan. Dit monitoren we ook door het gewicht van input en output te vergelijken. Soms is een root cause analyse nodig om de grondoorzaak te achterhalen."

 

Overbrood duidt te veel gebakken brood aan. Uythoven: "Wij bakken volgens bepaalde bakvensters, tijdslots en volgorde. Dit doen we op een prognose van de AH-winkels. Maar tijdens het bakken komen de definitieve bestellingen per winkel binnen, en die wijken bijna altijd af. Tussen onze bakkerijen en de diverse winkels wordt er dan een optimum gezocht, maar soms blijft er toch brood over. Dat noemen we overbrood. Dit proberen we op te lossen door de prognoses te optimaliseren en ook door in een slimme volgorde te bakken en te testen of dat werkt."

"Bij de bijeenkomst in februari reageerden mensen enthousiast op het prototype van AgileWalls dat ik liet zien. Een vestigingsmanager vroeg zelfs meteen 'Wanneer kan ik zo'n bord krijgen?'"

Philip Uythoven

Senior Manager Continu Verbeteren, Borgesius

Foto's van de AgileWalls

Neem een kijkje in onze Wonderwereld

Resultaten

In de korte tijd dat we ons focussen op Materiaalverlies, hebben we eerst inzicht verworven in de categorieën en redenen van materiaalverliezen. De KPI's en de visualisatie daarvan zijn belangrijke hulpmiddelen. "Alles wat aandacht krijgt verbetert al. We zien uit de metingen dat de uitschieters eruitgaan. De prestaties worden stabieler. We zijn er nog niet, we moeten nu doorpakken, en ik heb er alle vertrouwen in dat dit doorzet."

Professionele uitstraling

Sommige Borgesius-vestigingen werkten al met een eenvoudig whiteboard met A4-tjes erop. In de ogen van Uythoven werkt dat op zich ook. "We kozen echter voor AgileWalls onder meer vanwege de overzichtelijkheid en de professionele uitstraling. Ook de samenwerking was prettig: goede bereikbaarheid, snel reageren, meedenken. De vormgeving van de borden werd toegesneden op ons bedrijf, met passende kleuren en ons eigen logo. Zelfs het kroontje in ons logo is speels verwerkt in de andere kopjes. Daardoor is het bord echt iets van onszelf geworden."

Mobiel

Inmiddels zijn in bijna alle bakkerijen dag- en periodeborden geplaatst. Enkele daarvan zijn mobiel. "Dat heeft het voordeel dat de borden niet alleen tijdens het overleggen worden gebruikt, maar daarna ook verplaatst kunnen worden naar bijvoorbeeld de kantine, zodat iedereen de prestaties van zijn eigen bakkerij kan zien en kan beoordelen waar hij of zij invloed kan hebben."

Enthousiaste medewerkers

Uythoven ontmoette positieve reacties op de borden, onder meer bij een landelijke medewerkersbijeenkomst met een dwarsdoorsnede van het bedrijf. "Ze reageerden enthousiast op het prototype van AgileWalls dat ik liet zien. Een vestigingsmanager vroeg zelfs meteen 'Wanneer kan ik zo'n bord krijgen?' Een andere manager wilde al snel ook een Weekbord, als schakel tussen het Dagbord en het Periodebord."

Flexibiliteit

Uythoven: "De wanden bieden een goede mix van standaardisering en flexibiliteit. Op de productievloer bleek behoefte om de tegel 'Successen' op een meer prominente plek te hangen, en dat was gemakkelijk aan te passen. En toen we iets visueels nodig bleken te hebben om snel de prestatie per KPI van Groen (positief) dan wel Rood (negatieve ontwikkeling) weer te geven, heb ik met Nick van AgileWalls bedacht om schuifjes op de borden te plaatsen die je op rood of op groen kan zetten. Handig geregeld."

Wensen voor de toekomst

De voorlopige resultaten van Continu Verbeteren stemmen tevreden, maar Uythoven kijkt ook graag vooruit. "Ook andere functies dan Operations, zoals Commercie, Product Ontwikkeling, HR en Finance kunnen op deze manier gaan werken. Mijn droom is één ruimte met diverse wandborden. Niet alleen Periodeborden, maar ook Projectborden en een Jaarbord. In zo'n Obeya heb je alle informatie visueel beschikbaar om bijvoorbeeld als MT elk jaar een update van het meerjarenplan en nieuwe focus op basis van resultaten op te zetten en verder te ontwikkelen. Dat kan ons helpen om echt grote slagen te maken."

Ontwerp je eigen muur

Hebt je inspiratie nodig voor uw ideale Visuele management?

We sturen je vijf beproefde ontwerpen per email. Deze ontwerpen werken zelfs nog beter als ze met elkaar worden gecombineerd.

Bij AgileWalls zorgen we voor een ontwerp dat werkt!

Visuals Vooraf opgemaakte sjablonen 1
nl_NLNL