Succesverhalen van klanten
Koninklijke Borgesius
Ontdek hoe Royal Borgesius met AgileWalls een revolutie teweegbrengt in bakkerijactiviteiten in het hele land, door de zichtbaarheid en samenwerking op elk niveau te verbeteren.
Prestaties verbeteren met AgileWalls
De samenwerking tussen Borgesius en AgileWalls
Borgesius is een van de grootste en oudste bakkerijbedrijven van Nederland. Met het hoofdkantoor in Bunschoten levert het bedrijf vanuit negen vestigingen in heel Nederland diverse soorten brood en deeg aan meer dan 1.000 Albert Heijn winkels en bijna 100 in België. Philip Uythoven, Senior Manager Continuous Improvement bij Borgesius, is zich terdege bewust van het belang van visueel management en Obeya. Hij gebruikt de muren van AgileWalls om prestatiemanagement tastbaar, zichtbaar en werkbaar te maken op verschillende niveaus in de organisatie.
De afgelopen jaren groeide Borgesius en werd het een strategische partner van Albert Heijn. Met die schaalvergroting kwam ook de roep om professionalisering. Sinds begin 2024 werkt Senior Manager Continuous Improvement Philip Uythoven samen met zijn collega's van het Operations Management Team vanuit het hoofdkantoor van Borgesius aan die professionaliseringsslag.
De kern van zijn opdracht: creëer een cultuur van voortdurende verbetering op alle niveaus in de organisatie.
Obeya
De opdracht past helemaal in het straatje van Uythoven. De Lean-specialist werkte jarenlang als leidinggevende en programmamanager in de chemische en tabaksindustrie. In die rol zette hij internationaal verschillende Obeya's op. "Obeya is in veel industrieën inzetbaar", zegt Uythoven, "het gaat om het creëren van een ruimte waar je visueel informatie deelt om samen procesverbeteringen te realiseren."
Samen
Voor Uythoven staat saamhorigheid centraal in het werk van Lean. "Mijn motto is 'samen zien, samen begrijpen, samen doen'. 'Samen' is hierbij het sleutelwoord. Je werkt niet hiërarchisch top-down maar, vanuit gedeeld eigenaarschap van de uitdagingen en oplossingen, samen aan organisatiedoelen. En natuurlijk met Key Performance Indicators (KPI's) en zoveel mogelijk op basis van meetbare data."
Het visueel maken
Centraal in de Performance Management aanpak bij Borgesius staan drie sleutelmomenten:
- Dagstart op de productievloer in de filialen
- Periodieke bijeenkomst waarin trends per vestiging 4-wekelijks worden besproken met een deel van het nationale Operations Management Team (OMT)
- De nationale OMT-bijeenkomst, waarin alle gegevens van de 9 bakkerijen samenkomen en verbeteracties worden gedefinieerd.
Bij deze bijeenkomsten zijn de muren van AgileWalls een belangrijk hulpmiddel. Uythoven: "Dagwand, Periodieke wand en OMT-wand zijn allemaal op dezelfde manier ingericht. Hierdoor is het voor iedereen die de ruimte binnenkomt meteen duidelijk wat de status is. Zo gaan discussies niet over de vorm maar over de inhoud."
"Een actiepunt dat je met de hand op een bord zet, is meer 'van jou' dan een actiepunt dat iemand anders op een laptop aanpast."
Philip Uythoven
Senior manager continue verbetering, Borgesius
Begin van de dag
De Dagstartbijeenkomst is daar een goed voorbeeld van, zegt Uythoven. Hij is regelmatig aanwezig als toeschouwer, een beetje op de achtergrond, om te zien wat er gebeurt. Elke werkdag hebben degenen die verantwoordelijk zijn voor de prestaties van bakkerij Borgesius, zoals een productiemanager en een hoofd technische dienst, een korte stand-up. "Ze staan op een plek dicht bij de werkvloer bij een groot wandbord van ongeveer 2 bij 3 meter. Witte overjassen aan, haarnetje op hun hoofd."
Met behulp van het AgileWalls Day Board bespreken ze de prestaties van de vorige dag, inclusief afwijkingen van KPI's en te nemen acties. "Het gaat om heel concrete dingen: hoeveel broden van elke soort zijn er gebakken, hoeveel zijn er afgekeurd, eventuele klachten over kwaliteit, machinestilstand, de impact op de kosten, enzovoort."
Saamhorigheid
Linksboven op het Day Board staat het koninklijke logo van Borgesius, boven de kolommen staan de vier resultaatgebieden: Veiligheid, Kwaliteit, Levering en Kosten. In de vakken eronder staan grafieken en tabellen die laten zien hoe de prestaties zich verhouden tot de afgesproken KPI-normen. Af en toe loopt er iemand naar de muur om een concreet actiepunt in een transparant kader op het bord te plaatsen.
Uythoven: "Dat is de toegevoegde waarde van deze manier van werken. Het gesprek is belangrijk. Tijdens de stand-up ziet iedereen het dashboard en draagt informatie en ideeën aan. Bovendien is steeds een andere manager de facilitator van de Day Meeting. Dat draagt allemaal bij aan de gezamenlijkheid en betrokkenheid."
Digitaal of fysiek Obeya
In de voorfase van de implementatie van Lean werd ook een digitaal dashboard overwogen. Uiteindelijk is de keuze gevallen op een fysiek wandbord van AgileWalls. Uythoven: "Het voordeel van een echt bord is dat je geen laptop nodig hebt, geen netwerkverbinding, geen projectie. Bovendien is het minder afstandelijk. Een actie-item dat je zelf handmatig op een bord plaatst, is toch meer 'van jou' dan een actie-item dat iemand anders op een laptop aanpast."
Visuele Obeya
Visueel beheer
Operationele gegevens duidelijk en continu zichtbaar
Voor elke afdeling
Speciaal ontworpen voor elke afdeling
Teamwerk
Nadruk op 'samen zien, samen begrijpen, samen handelen'.
Continu zichtbaar
Voor Philip is het belangrijk dat de informatie altijd zichtbaar is. "Ze zijn er altijd, niet alleen tijdens stand-ups. In het chemiebedrijf waar ik eerder werkte, gebruikten ze uitklapbare scharnierborden, in een ander bedrijf was er een vergaderruimte met alleen glas in de centrale hal. Iedereen kwam daar langs en zag de borden. AgileWalls doet hetzelfde, op een duidelijke en aantrekkelijke manier."
Materiaalverlies beperken
De eerste focus van het Continuous Improvement-team van Borgesius is het verminderen van materiaalverlies tijdens het productieproces of daarna. "In een bakkerij gaat in vier fasen materiaal verloren: voor de oven, na de ovendoor overgewicht en via zogenaamde 'overbrood‘.”
Voor de oven Bloem kan uit een zak vallen of deeg kan van een transportband vallen. Een defect aan een transportband of de oven kan ook materiaalverlies veroorzaken. Na de oven Brood kan verloren gaan tijdens het snijden of verpakken, bijvoorbeeld als een verpakking scheurt. Uythoven: "Deze afwijkingen zijn soms eenvoudig op te lossen met een hulpmiddel, een andere opstelling bij de machines of aangepaste instructie en training."
Van Overgewicht is wanneer een brood meer ingrediënten bevat dan het wettelijk minimum volgens de Broodwet. "Meer wegen dan wettelijk vereist betekent verlies voor de bakkerij. We zoeken dus naar een optimum tussen wat minimaal vereist is en de nauwkeurigheid die ons proces aankan. We controleren dit ook door het gewicht van de input en output te vergelijken. Soms is een analyse nodig om de hoofdoorzaak te achterhalen."
Overbrood duidt op overgebakken brood. Uythoven: "We bakken volgens bepaalde bakvensters, tijdsloten en volgorde. Dat doen we op basis van een prognose van de AH-winkels. Maar tijdens het bakken komen de definitieve bestellingen per winkel binnen en die wijken bijna altijd af. Er wordt dan gezocht naar een optimum tussen onze bakkerijen en de verschillende winkels, maar soms blijft er brood over. Dit noemen we overbrood. Dit proberen we op te lossen door prognoses te optimaliseren en ook door slim te bakken en te testen of dat werkt."
"Mensen reageerden enthousiast op het AgileWalls prototype. Een filiaalmanager vroeg zelfs meteen 'Wanneer kan ik zo'n bord krijgen?'"
Philip Uythoven
Senior manager continue verbetering, Borgesius
Obeya afbeeldingen
Enkele foto's van de Obeya
Resultaten
In de korte tijd dat we ons op materiaalverlies hebben gericht, hebben we eerst inzicht gekregen in de categorieën en redenen voor materiaalverlies. De KPI's en hun visualisatie zijn belangrijke hulpmiddelen. "Alles wat aandacht krijgt, verbetert al. We zien aan de metingen dat de uitschieters eruit gaan. De prestaties worden stabieler. We zijn er nog niet, we moeten nu doorzetten en ik heb er alle vertrouwen in dat dit zo doorgaat."
Professioneel uiterlijk
Sommige Borgesius-vestigingen werkten al met een eenvoudig whiteboard met A4-tjes erop. Volgens Uythoven werkt dat op zich. "We hebben echter mede voor AgileWalls gekozen vanwege de overzichtelijkheid en de professionele uitstraling. Ook de samenwerking was prettig: goede bereikbaarheid, snel schakelen, meedenken. Het ontwerp van de borden was afgestemd op ons bedrijf, met passende kleuren en ons eigen logo. Zelfs het kroontje in ons logo werd speels verwerkt in de andere kopjes. Daardoor werd het bord echt iets van onszelf."
Mobiel
In bijna alle bakkerijen zijn nu dag- en periodeborden geïnstalleerd. Sommige zijn mobiel. "Dit heeft als voordeel dat de borden niet alleen tijdens vergaderingen worden gebruikt, maar daarna ook kunnen worden verplaatst naar bijvoorbeeld de kantine, zodat iedereen de prestaties van zijn eigen bakkerij kan zien en kan beoordelen waar hij invloed kan uitoefenen."
Enthousiaste medewerkers
Uythoven ontmoette positieve reacties op de borden, onder andere op een nationale werknemersbijeenkomst met een dwarsdoorsnede van het bedrijf. "Ze reageerden enthousiast op het AgileWalls prototype dat ik liet zien. Een filiaalmanager vroeg zelfs meteen 'Wanneer krijg ik zo'n bord? Een andere manager wilde al snel ook een Weekbord, als link tussen het Dagbord en het Periodebord."
Flexibiliteit
Uythoven: "De wanden bieden een goede mix van standaardisatie en flexibiliteit. Op de productievloer bleek de behoefte te bestaan om de tegel 'Successes' op een prominentere plek te hangen en dat was eenvoudig aan te passen. En toen bleek dat we iets visueels nodig hadden om snel de prestaties per KPI van Groen (positief) of Rood (negatieve trend) weer te geven, kwam ik met Nick van AgileWalls op de proppen om sliders op de borden te zetten die je op Rood of Groen kunt zetten. Handig geregeld."
Wensen voor de toekomst
De eerste resultaten van Continu Verbeteren zijn bevredigend, maar Uythoven kijkt ook graag vooruit. "Ook andere functies dan Operations, zoals Commercie, Productontwikkeling, HR en Finance kunnen op deze manier gaan werken. Mijn droom is één ruimte met meerdere wandborden. Niet alleen Periodeborden, maar ook Projectborden en een Jaarbord. In zo'n Obeya heb je alle informatie visueel beschikbaar om bijvoorbeeld als MT elk jaar een update van het meerjarenplan en nieuwe focus op basis van resultaten op te zetten en verder te ontwikkelen. Dat kan ons helpen om echt grote stappen te maken."
NL 
EN