Wat is een Obeya

Dolf

Obeya is een fysieke of digitale ruimte waar strategie en uitvoering samenkomen. De Obeya-aanpak zorgt voor afstemming en betrokkenheid tussen verschillende groepen belanghebbenden om complexe problemen op te lossen, culturele veranderingen te stimuleren en werk gedaan te krijgen. Het is niet alleen een stijl van faciliteren - het is een manier van werken, denken, oplossingen ontwerpen en innovatie stimuleren.

"Obeya is een methode waarbij meerdere informatiebronnen worden gecombineerd voor optimale besluitvorming, waarbij meerdere partijen tegelijkertijd betrokken zijn. Dit maakt het een uitstekend besturingsmodel voor organisaties die Agile, Lean werken of van plan zijn dat te gaan doen!"

Wat is de Obeya-methode?

Kortom: het is een methode waarbij meerdere informatiebronnen worden gecombineerd voor optimale besluitvorming, waarbij meerdere partijen tegelijkertijd betrokken zijn. Dit maakt het een uitstekend besturingsmodel voor organisaties die Agile en Lean werken of van plan zijn dat te gaan doen! 

Het Obeya-model is een inclusief organisatiemodel in tegenstelling tot hiërarchische organisatiemodellen. Een Obeya maakt het dus mogelijk om te "ontwerpen" voor samenwerking. In een Obeya ontmoeten strategie en uitvoering elkaar en (letterlijk) gaan de mensen die bij deze onderwerpen betrokken zijn respectvol met elkaar in gesprek.

Als organisatie kun je nu antwoord geven op de volgende vragen:

  • Zijn we verbonden?
  • Werkt iedereen aan dezelfde dingen?
  • Halen we de leverings-/deadlines?
  • Bereiken onze beslissingen iedereen?
  • Kijken we naar de juiste informatie?
  • Welke problemen willen we oplossen?
  • Zijn de juiste mensen betrokken?

De beste leidraad voor het bouwen of verbeteren van een Obeya zijn de 11 Obeya principes samengesteld door de Vereniging Obeya in 2020.

Obeya - een korte geschiedenis

Obeya of Oobeya (uit het Japans 大 部屋) betekent letterlijk "grote kamer" of "oorlogskamer". Toyota bracht Obeya al in 1993 in de praktijk bij de lancering van hun eerste Prius als onderdeel van het Toyota Lean Manufacturing System. Takeshi Uchiyamada, een hoofdingenieur bij Toyota, kreeg een moeilijke uitdaging: het ontwerpen van de auto van de 21e eeuw, met zeer agressieve doelstellingen voor het brandstofverbruik.

In minder dan drie jaar werd de eerste hybride auto, de Prius, op de markt gebracht - 15 jaar eerder dan de concurrentie.

Om een dergelijke prestatie te leveren, moest de hoofdingenieur ook een nieuwe product- en procesontwikkelingsaanpak uitvinden. Hij ontwierp een nieuw soort visueel management, dat sindsdien is verspreid over alle ingenieursbureaus van Toyota: de Obeya.

Er zijn vergelijkingen gemaakt tussen een Obeya en de brug van een schip, een oorlogskamer en zelfs een brein. Als je een organisatie ziet als een zenuwstelsel, dan is Obeya het brein van het systeem. Het is de plaats waar informatie wordt gesynthetiseerd en verteerd, vervolgens geanalyseerd en geprioriteerd. Uiteindelijk is het doel van al deze informatie om goed geïnformeerde beslissingen te nemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van zowel de kracht van informatie als het tegelijkertijd betrekken van meerdere partijen...

De Obeya-kamer

Een Obeya ruimte is een centrale locatie waar iedereen die betrokken is bij het waardecreatieproces kan samenkomen om te brainstormen, ideeën te genereren, vragen te stellen en te discussiëren. Obeya's worden meestal ingericht met muren vol posters, whiteboards, grafieken en alle andere relevante informatie voor het project die op een duidelijke en logische manier wordt weergegeven. Obeya-ruimtes stimuleren creativiteit, doorbreken silobarrières en vergroten de samenwerking op alle niveaus terwijl probleemoplossende vaardigheden worden ontwikkeld. Een Obeya ruimte kan bedoeld zijn om de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus te verkorten. Er bestaat zelfs een fysieke Obeya-methode waarbij de muren gestructureerd zijn volgens de PDCA-principes.

Vaak hebben de kamers een iteratief vergaderritme waarbij de tijdspanne tussen twee iteraties van Obeya-vergaderingen kort is (bijvoorbeeld 2 weken). Dit ritme maakt Continue Verbetering mogelijk, die het best wordt uitgevoerd in meerdere opeenvolgende kleine stappen in plaats van een aanpak die gericht is op één enkele oplossing.

Obeya gaat echter niet alleen over de ruimte of de visuele weergave van informatie. Uiteindelijk gaan Obeya kamers over het installeren van routines ('Kata') om samen te werken, het bedrijf te managen en problemen effectiever op te lossen. Anders is de Obeya ruimte, ook al is deze visueel opvallend, misschien niet meer dan dat.

obeya PDCA

Hoe werkt een Obeya?

Obeya biedt een geavanceerde visuele weergave van het relevante, geplande werk en het onderhanden werk van een groep mensen in een organisatie. Het ondersteunt hun frequente vergaderingen en hun streven naar voortdurende verbetering van de groepsprestaties, terwijl hun gedeelde strategie wordt uitgevoerd en de samenwerking tussen teams wordt geprofessionaliseerd.

Visueel management is een belangrijke Lean-praktijk die wordt gebruikt om iedereen in het proces te informeren en te betrekken, en om grote groepen mensen snel te laten zien wat er gebeurt. De workflow (gemba) is de belangrijkste bron van informatie en als medewerkers voortdurend willen begrijpen wat er om hen heen gebeurt, zijn visuele methoden een perfecte manier om boodschappen over te brengen. 

Waarom een Obeya gebruiken?

  1. Krachtige aanpak voor strategische afstemming. Obeya verbindt strategie met uitvoering met een zichtbare focus op klantervaring.
  2. Sterke ruggengraat voor werknemersbetrokkenheid. Mensen komen samen in de Obeya om bij te dragen aan
    elke dag verbeteringen met een grote impact
  3. Supercharged motor voor bedrijfsprestaties. De Obeya maakt inzichtelijke metingen van productiviteit en bedrijfswaarde mogelijk, die door iedereen positief beïnvloed kunnen worden."

Over AgileWalls

We zijn op een missie om het leven eenvoudiger en de samenwerking effectiever te maken. 

Goed visueel management leidt tot betere samenwerking. 

Met modulair ontwerpen als basisprincipe kunnen we geweldig visueel management voor je realiseren. Zowel fysiek als ook digitaal.

Digitale oplossingen van Obeya

AgileWalls gebruikt beproefde ontwerpen en structuren op online samenwerkingstools zoals Miro of MURAL. Onze modulaire Obeya-opstelling is klaar voor gebruik en geholpen door onze ervaring, bent u op de hoogte van slechts een paar iteraties. 

Dat kunnen we:

  1. Transformeer een bestaande Obeya naar een digitale Obeya
  2. Bouw aangepaste Obeya's vanaf nul.

Als het ontwerp van de Obeya eenmaal naar wens is, is het heel eenvoudig om de digitale Obeya om te zetten in een fysieke Obeya!

Fysieke oplossingen van Obeya

Bij AgileWalls hebben we jarenlange ervaring in het bouwen van revolutionaire Obeya's in verschillende branches. Door de jaren heen hebben onze ontwerpen zich ontwikkeld:

  • Een sterke verbinding tussen digitale en analoge/fysieke samenwerkingsruimtes. 
  • Sterke visuele structuren die de samenwerking met Obeya intuïtief en gemakkelijk toegankelijk maken.

Ons AgileWalls-concept bestaat uit modulaire, eenvoudig te bevestigen wandelementen die kunnen worden gecombineerd om fysieke Obeya's te ontwerpen en te bouwen. 

AgileWalls - Modular Whiteboard Wall GIF

Fysieke AgileWalls voorbeeld

Benieuwd hoe we je kunnen helpen bij het inrichten van je Obeya Room? Lees meer op AgileWalls.com

Digitale vs. fysieke Obeya kamers: wat werkt het beste?

WhatsApp Image 2020 02 13 at 15.59.36

Het kantoor zoals we dat kennen is het afgelopen jaar sterk veranderd. Werken op afstand is niet meer weg te denken. Uiteraard heeft dit een impact gehad op het gebruik van visueel beheer en Obeya Rooms.

We zien organisaties die hun fysieke Obeya-ruimte repliceren in online whiteboard-samenwerkingstools zoals Mural of MIRO. Ook zien we bedrijven die digitaal vanaf nul beginnen met Obeya, zonder ooit de volledige ervaring van een fysieke Obeya te hebben gehad.

Wat zijn de beste manieren om een digitale Obeya op te zetten? En wat zijn de voor- en nadelen van digitale versus fysieke Obeya kamers?

"Een digitale Obeya versnelt echt het werken met Obeya. Geen gedoe meer met het vinden van de juiste kamer of muren in het kantoor om te claimen als de Obeya."

Voordelen van het gebruik van een Digital Obeya

Valkuilen bij het gebruik van een digitale Obeya

Hoewel het werken met een digitale Obeya veel voordelen heeft, zijn er ook enkele valkuilen waar je rekening mee moet houden:

Met behulp van hulpmiddelen voor videoconferenties is het gemakkelijk om de non-verbale communicatie via lichaamstaal, die 55% van alle communicatie uitmaakt (Mehrabian, Albert (1972) non-verbale communicatie). 

Mijn persoonlijke ervaring is dat echte gesprekken en mensen soms gereduceerd worden tot 'stemmen in mijn oor' terwijl ik me concentreer op iets anders op mijn scherm. Gedrag dat ik nooit zou vertonen in een face-to-face situatie!

We hebben digitale Obeya's gezien die zo vol staan met mijlpalen, statistieken, gegevens en informatie, dat we helemaal verloren zouden zijn en het grote geheel dat we wel gewend zijn te zien in een fysieke Obeya.

Over AgileWalls

We zijn op een missie om het leven eenvoudiger en de samenwerking effectiever te maken. 

Goed visueel management leidt tot betere samenwerking. 

Met modulair ontwerpen als basisprincipe kunnen we geweldig visueel management voor je realiseren. Zowel fysiek als ook digitaal.

Digitale oplossingen van Obeya

AgileWalls gebruikt beproefde ontwerpen en structuren op online samenwerkingstools zoals Miro of MURAL. Onze modulaire Obeya-opstelling is klaar voor gebruik en geholpen door onze ervaring, bent u op de hoogte van slechts een paar iteraties. 

Dat kunnen we:

  1. Transformeer een bestaande Obeya naar een digitale Obeya
  2. Bouw aangepaste Obeya's vanaf nul.

Als het ontwerp van de Obeya eenmaal naar wens is, is het heel eenvoudig om de digitale Obeya om te zetten in een fysieke Obeya!

Fysieke oplossingen van Obeya

Bij AgileWalls hebben we jarenlange ervaring in het bouwen van revolutionaire Obeya's in verschillende branches. Door de jaren heen hebben onze ontwerpen zich ontwikkeld:

  • Een sterke verbinding tussen digitale en analoge/fysieke samenwerkingsruimtes. 
  • Sterke visuele structuren die de samenwerking met Obeya intuïtief en gemakkelijk toegankelijk maken.

Ons AgileWalls-concept bestaat uit modulaire, eenvoudig te bevestigen wandelementen die kunnen worden gecombineerd om fysieke Obeya's te ontwerpen en te bouwen. 

AgileWalls - Modular Whiteboard Wall GIF

Fysieke AgileWalls voorbeeld

Benieuwd hoe we je kunnen helpen bij het inrichten van je Obeya Room? Lees meer op AgileWalls.com

Wat is Miro

WhatsApp Image 2020 02 13 at 15.59.36

Miro was in het verleden bekend als RealtimeBoard, een online collaboratief whiteboardplatform dat teams samenbrengt en vlot online brainstormen mogelijk maakt. Het biedt een oneindig zoombaar canvas en webwhiteboards waarmee teams iedereen bij elkaar kunnen houden door naast de details ook het grote geheel te zien. Als software kan Miro worden gebruikt om notities te maken, ontwerpen te creëren en te communiceren via videogesprekken of online chatten. Er kunnen vele soorten inhoud worden toegevoegd, zoals teksten en afbeeldingen met visuele sjablonen om verschillende ideeën uit te leggen en efficiënter te communiceren.

Enkele van de beste functies die Miro biedt:

  1. Sticky notes die kunnen worden geïmporteerd uit spreadsheets en afbeeldingen of zelfs handmatig kunnen worden toegevoegd.
  2. Veel add-ons (app-integraties) die de ervaring als geheel verbeteren, zoals Jira, Sketch en Slack.
  3. Het is compatibel met alle apparaten.
  4. Het herkent tekeningen.

Miro helpt teams verder te gaan dan alleen brainstormen, want het heeft veel functies en taken die zorgen voor samenwerking binnen het team, zoals workshopping, strategie in kaart brengen, Agile ceremonies, UX-onderzoek, productontwikkeling, klantontdekking en procesvisualisatie.

Miro is niet de enige online Whiteboard-tool op de markt. Leer meer over i

"Miro's oneindig inzoombare canvas en web whiteboard stellen je in staat om te werken zoals jij dat wilt. Laat je creativiteit de vrije loop, plan projecten vanuit alle hoeken en creëer gecentraliseerde informatiecentra om iedereen op de hoogte te houden. Bekijk het grote geheel en de details.

Hoe gebruik je Miro

Als je de weg niet weet op dit platform, kun je gemakkelijk meerdere bronnen bereiken om meer te leren over het gebruik van Miro en te profiteren van alle functies.

  1. YouTube-tutorials: Om vertrouwd te raken met het platform en de verschillende functies ervan, zijn er veel instructievideo's op YouTube die veel functies uitleggen en je op weg helpen.
  2. Miro sjablonen: Op de website van Miro staat een bibliotheek met sjablonen die je helpen bij het opzetten van een workshop, les, project of sessie. Er zijn sjablonen voor verschillende specialismen, zoals marketing, ideevorming en strategie, dus je kunt altijd wel iets vinden dat relevant is voor wat je wilt opzetten.
  3. Mito ondersteunings- en hulpcentrum: Het biedt veel geschreven richtlijnen voor veelgestelde vragen en situaties die je kunt tegenkomen en die interessant voor je kunnen zijn om over te leren.
  4. Miro Blog: Zoals de naam al aangeeft, bevat het blogberichten over verschillende onderwerpen binnen Miro die erg nuttig kunnen zijn voor gebruikers en hen wegwijs kunnen maken in het platform.

Waarom een online Whiteboard gebruiken

Miro stelt dat vier belangrijke trends een online whiteboard relevant maken voor online samenwerking:

  1. Een toestroom van telewerkers: Op de Global Leadership Summit in 2014 stond in een onderzoek dat meer dan een derde van de bedrijven van plan is om in 2020 de helft van hun personeel op afstand te laten werken, en met de recente ontwikkelingen van COVID-19 wordt het cruciaal om werken op afstand te omarmen.
  2. Klantgerichtheid, design thinking & Agile: Geavanceerde technologieën worden in alle bedrijfstakken toegepast en zijn niet beperkt tot technologische teams, dus whiteboarden is een essentieel onderdeel van het denkproces over design dat ook online moet worden geïmplementeerd.
  3. Digitale transformatie: Volgens het onderzoek van Miro zeggen twee van de drie deelnemers dat hun sectoren worden gekenmerkt door snelle veranderingen en dat nieuwe technologische producten alleen maar vooruitgaan om aan de toekomstige eisen te voldoen.
  4. Visueel denken: Volgens William Bradford is 65% van de bevolking een visuele leerling. De manier waarop mensen informatie ontvangen en verwerken is cruciaal voor het verhogen van de efficiëntie van teams in verschillende organisaties. Daarom levert Miro flexibele whiteboards waarmee teams constructief kunnen samenwerken.

Hoe Miro en Obeya integreren

Als belangrijkste aspect van visueel beheer is de Obeya-methodologie (een Japans woord voor "grote kamer") een Lean-concept dat wordt gebruikt om het werk te structureren, strategieën op te stellen en projecten te plannen binnen Obeya Rooms. De integratie van Miro als virtueel whiteboard met digitale Obeya Rooms kan hierbij helpen:

  1. Planning door de communicatie te verbeteren en informatie op een gestructureerde manier te visualiseren
  2. Verbeter de prestaties door een soepele communicatie binnen het team te bieden
  3. Nauwkeurige evaluatie van resultaten door elke stap van een proces visueel te volgen
  4. Verbeter de efficiëntie met behulpzame visuals en belangrijke bronnen op één plek
  5. Verbeter de samenwerking in teams door een gedeelde omgeving te bieden waar alle leden kunnen samenwerken en hun gedachten op één plaats kunnen delen

In het algemeen kan de integratie van Miro en Obeya leiden tot significante resultaten door het verbeteren van communicatie en samenwerking, wat resulteert in betere resultaten in elk project, het kan een virtuele ruimte bieden waar iedereen deel kan uitmaken van dezelfde omgeving

Wat is Mural

WhatsApp Image 2020 02 13 at 15.59.36

Mural is een online tool waarmee teams visueel en innovatief kunnen samenwerken door oplossingen te bieden voor hun uitdagingen. Het stelt teamleden in staat om hun ideeën visueel en virtueel te delen, wat leidt tot efficiëntere communicatie en samenwerking. Het is een samenwerkingsruimte waar teams hun ideeën op verschillende manieren kunnen organiseren, zoals lijsten, stroomschema's, kaders en tekeningen.

Dit zijn enkele van de functies die Mural biedt:

  1. Plakbriefjes: Helpt bij het delen van ideeën en feedback voor verdere acties.
  2. Vormen en connectoren: Helpen bij het maken van diagrammen om ingewikkelde workflows te illustreren
  3. Pictogrammen: Helpt bij het zoeken naar pictogrammen om een visueel verhaal te maken
  4. Kaders: Organiseert inhoud en ideeën om gestructureerde inzichten te bieden
  5. Afbeeldingen & GIF's: Je kunt visuals gebruiken om de samenwerking in een sessie te verbeteren
  6. Tekening: Vergroot je creativiteit door te schetsen en schrijven uit de vrije hand

"Communiceer visueel met behulp van plakbriefjes, stroomdiagrammen en kaarten, tekeningen en nog veel meer. Houd medewerkers productief en betrokken met stem-, timer- en feestfuncties."

Hoe gebruik je Mural

Mural is een plek waar je allerlei soorten inhoud in kaart kunt brengen, als een gigantisch canvas dat je kunt aanpassen zoals jij dat wilt. Mural heeft veel functies en het is cruciaal om te leren hoe je van al deze functies gebruik kunt maken. Verschillende bronnen geven richtlijnen en informatie over het gebruik van Mural:

  1. YouTube-handleidingen: Het is een verzameling video's die gebruikers helpen om aan de slag te gaan met de tool. Deze tutorials geven inzicht in de basisprincipes van het gebruik van de software tot hoe je denksessies of workshops kunt ontwerpen op het platform.
  2. Sjablonen: De website van Mural heeft een bibliotheek met meer dan 100 sjablonen om je te helpen bij je volgende samenwerkingssessie.
  3. Faciliteren in Mural: Als je geïnteresseerd bent in een specifiek onderwerp of een bepaald stuk informatie over Mural wilt vinden, is Faciliteren in Mural de plek om naartoe te gaan, omdat het een verscheidenheid aan bronnen biedt om gebruikers te helpen.
  4. Muurwebinars: Als externe bron die ondersteuning biedt bij het gebruik van Mural, heeft UniversityWebinars.org talloze instructievideo's en webinars die de nieuwste inzichten geven over de tool, omdat deze voortdurend wordt bijgewerkt.
  5. IBM gids: Een andere externe bron van informatie over de tool is IBM, die een bron heeft met handige tips en hints over het implementeren van de tool tijdens virtuele vergaderingen, workshops of sessies.

Waarom Mural gebruiken

Mural is een digitale werkruimte bedoeld voor visuele samenwerking in teams, het biedt een ruimte om complexe uitdagingen visueel te vereenvoudigen en verschillende processen te organiseren op elk apparaat. Naast de vele onderscheidende functies die hierboven zijn uitgelegd, heeft Mural nog veel meer te bieden:

  1. Problemen oplossen: De tool biedt de mogelijkheid om visueel samen te werken binnen teams, dus de snelheid en het gebruiksgemak maken de tool effectief bij het oplossen van cruciale problemen.
  2. Ideeën visualiseren: Door eenvoudig notities, stroomdiagrammen, diagrammen, raamwerken en tekeningen te maken om de informatie te visualiseren en gemakkelijk te begrijpen te maken.
  3. Meer controle: Met de uitgebreide tools van Mural heb je volledige controle over de vergadering, workshop of sessie.
  4. Besteed minder tijd: Door de juiste sjabloon te kiezen en deze aan te passen aan je behoeften, bespaar je veel tijd bij het maken van een nieuwe sjabloon.
  5. Altijd op schema: Je kunt timers instellen tijdens je sessie in Mural om altijd op schema te blijven.
  6. Inhoud altijd opgeslagen: Alle inhoud die je in Mural maakt, wordt automatisch opgeslagen wanneer het wordt gemaakt.

Hoe Mural en Obeya integreren

Obeya (als onderdeel van Lean) biedt een ruimte om ideeën te brainstormen, te plannen en het werk te structureren. Als Digital Obeya Rooms worden geïntegreerd met de tools die Mural biedt, kunnen belangrijke resultaten worden bereikt, aangezien beide partijen veel te bieden hebben dat bijdraagt aan de voortgang van een project of een organisatie. Obeya helpt problemen te identificeren en het plan dienovereenkomstig aan te passen. Met de juiste tools die Mural biedt, kan dit proces effectiever worden uitgevoerd. Hier zijn enkele van de belangrijkste resultaten van de integratie van Mural en Obeya:

  1. Lever waarde: Door de activiteiten weer te geven die gepland zijn om de waarde zo duidelijk mogelijk aan het licht te brengen.
  2. Aandrijfprestaties: Dit gebeurt wanneer alle teamleden op één lijn zitten wat betreft het begrijpen van verschillende processen.
  3. Problemen oplossen: Door de gestructureerde probleemoplossingsmethode van Obeya en de tools die Mural biedt, kan probleemoplossing effectief worden bereikt.

Beide kanten hebben veel te bieden en als ze binnen een project of organisatie worden geïntegreerd, kunnen ze aanzienlijke resultaten opleveren.

nl_NLNL